在当代，请示和批复是一对儿文种，下级机关用“请示”向上级机关请求指示、批准，上机机关用“批复”答复下级机关的请示事项，正所谓“有请示才会有批复”。正因为二者之间有如此密切的关系，批复的第一段通常首先交代是针对哪个请示做出的批复，档案部门也要求将请示与批复一起存档，以保持文件之间的有机联系。
清代也有请示和批复，向皇上请示主要使用文种题本、奏折，其批复及归档保存过程较为复杂，以后将另文介绍。本文专门以清代下级官员向上级官员请示的两个文种——详文、禀文为例来告诉你清代没有专门的“批复”文种时，如何保持请示与复文的“合体”、如何归档保存。为什么这么说呢？
其实，清代对详文或禀文的答复都不使用专门的文种，而是直接在来文上作批，而且为了上下级衙门各自存案（即今存档），采取了一种独特的文件形式，既能保证归档后能保持二者之间的有机联系，还能保证其真实不可篡改。
清代中前期下官向上级请示时多用“详文”,清人黄六鸿在《福惠全书》中称：“夫详文者，详言其事，而申之上台者也，贵在源委清楚，词意明切，而陈以可否之义，仰候宪裁。”上级收到详文后，直接在详文上做批示发还给下级衙门。
为了方便上下级衙门分别将详文及批示一起存案，详文被设计为一套两件式文件，下级衙门上呈详文时，同时制备详文和详册两个文件，其中详文（初为状式，乾隆后多用折式）可以是“长详”，也可以是“由详”，长详的内容与详册完全相同，由详则只是详册内容的简略概括；详册为册式，使用单页的九行格子纸详细写明请示事项的源委和要求，然后加封面装订成册，并在详册内每个两页之间加盖骑缝印，以防被抽换。
至此，我们就能够理解上呈由详的理由了——上官可以通过详册了解请示详情，详文的作用只是供上官批示，发回原衙门存案，所以由详并不影响上级衙门的批示和存案；而对下级衙门来说，发还的详文上最重要的信息是上官批示，另有详册底稿与之相合。所以，下级衙门在详册字数非常多的时候，就会使用由详以减少缮写工作量。
下级衙门为方便上级衙门存案专门提供了详册，上级衙门则在保证详文详册分离后的真实性采用了古代半印勘合防伪的方法，即在收文时将详册摆放在详文底页年月日的旁边，在二者接缝处斜盖上级衙门印章，并用墨笔在印章外随手画个圈，有时还要在接缝处写字号。这样，详文、详册上各有半印、半圈和半个字号，需要勘验时放在一起比对即可见真伪。
（右图，详册面页，上级衙门右半印，左图，详册第二页，墨笔录批）
乾隆以后，官场多改用禀文请示上司，但两件一套的形式仍未改变，禀文包括红禀（折纸用红色）和白禀两个文件，红禀的作用类似于由详，而且内容更为简略，只有职衔和事由。上官在其上做批示，然后发还下级衙门与禀稿一起存案；白禀的作用类似于详册，录批后留上级衙门存案。只是禀文一般不用印，所以收文衙门只在上面画墨圈防伪。
光绪十三年驻扎朝鲜总理交涉通商事宜大臣袁世凯批随员白曾煊呈报查案及沿途拿获游勇等情红禀
图片：裴燕生主编《历史文书·清代公文图录》
编辑：汪泳洁
文章来源：档案那些事
