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袁瑞、张丹：《档案工作外包规范 第2部分： 档案数字化服务》解读
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2021-03-17 14:17
袁瑞、张丹
《中国档案》2021年第2期
(阅读: )
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《档案工作外包规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2—2020，以下简称《档案数字化服务》）于2020年5月18日由国家档案局批准发布，并于2020年6月1日起实施。《档案数字化服务》与《档案服务外包工作规范 第3部分：档案管理咨询服务》（DA/T 68.3—2020）作为《档案服务外包工作规范 第1部分：总则》（DA/T 68.1—2020，以下简称《总则》）的分项标准正式发布，这标志着档案服务外包工作规范系列标准正趋于完善。
档案数字化是档案信息化建设的重要内容，也是各级各类档案部门的一项重要工作任务。现实中，许多单位囿于时间、技术、人员条件限制，选择将档案数字化工作外包给专业的档案数字化服务机构承担，有效地提高了档案数字化的效率和质量。但是，档案因其具有原始性、唯一性、秘密性的特点，在档案数字化服务外包过程中面临着诸多的质量问题和安全风险。为此，有必要制定相应标准，对档案数字化服务外包工作予以规范。
《档案数字化服务》旨在指引发包方科学开展档案数字化服务发包工作和安全管理工作，指导承包方建立规范的业务操作程序和有效的安全管理体系，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案数字化服务外包的良性、有序发展。
《总则》是“档案服务外包工作”系列规范的总体规则、规范，《档案数字化服务》依附于《总则》制定，根据其确定的原则和基本要求，在编制时严格遵照了《总则》的标准精神，并对其进行细化与延伸，保障档案数字化服务外包工作的各项环节有据可依、有规可循、有法可查。同时，《档案数字化服务》在“档案数字化”方面对《总则》中某些概念的定义进行更新，彰显档案行业标准的与时俱进。例如，“档案数字化服务”的定义相比《总则》字数虽少，但却更为精要，并点明数字化的本质，即信号模式的转变过程并非保存载体等外在的迁移过程。
《总则》是“档案服务外包工作”系列规范的总体规则、规范，《档案数字化服务》依附于《总则》制定，根据其确定的原则和基本要求，在编制时严格遵照了《总则》的标准精神，并对其进行细化与延伸，保障档案数字化服务外包工作的各项环节有据可依、有规可循、有法可查。同时，《档案数字化服务》在“档案数字化”方面对《总则》中某些概念的定义进行更新，彰显档案行业标准的与时俱进。例如，“档案数字化服务”的定义相比《总则》字数虽少，但却更为精要，并点明数字化的本质，即信号模式的转变过程并非保存载体等外在的迁移过程。
虽然与《总则》和其他档案数字化规范条款之间存在依附性和补充性，但作为独立的行业标准发布，《档案数字化服务》也凸显了标准编制的严谨性。第一，在结构排列、文体表述、参考引用上均达到了标准编制要求，促使该标准提出的各种要求有依有规、合法合规。第二，严格确定该标准使用范围和对象，用语严谨。例如，在“1范围”中指明“本部分适用不涉及国家秘密的档案数字化服务外包。档案缩微服务外包可参照本部分执行”。在“3.1档案数字化服务”中，着重强调“本部分中档案数字化服务，不包含档案数字化软件开发或实施”。第三，档案管理服务外包过程中面临着诸多的“实体+内容”的双重安全风险。为此，该标准特别强调档案数字化外包过程中的安全管理和风险管理，严格遵循并与国家档案局近年来出台的《档案工作突发事件应急处置管理办法》《档案数字化外包安全管理规范》等相协调，具有较强的专业严谨性。
《档案数字化服务》由前言、正文及参考文献3部分组成，以外包服务主体（发包方、承包方）为点，以各自工作过程为线，交织联网促进主体双方的可互动性、权责一致性与档案在数字化过程中的安全、规范、有效。
延续了《总则》中提出的工作原则，指出发包方应按照DA/T 68.1的规定，在档案数字化服务外包工作中坚持合法、安全、可控原则，即在档案数字化服务外包工作中，发包方应掌握并采取有效措施遵守相关法律法规和标准，制定和落实安全管理体系并对档案数字化服务外包工作的全过程进行监控，以保证档案数字化服务外包工作的规范有效开展。
将发包方的工作划分为发包前期准备工作、档案数字化过程管理、档案数字化成果管理3个阶段，并结合具体工作内容，对发包方每一阶段的工作内容进行了明确。
在发包前期准备工作阶段，发包方工作包括明确工作要求、选定承包方、签订合同、选定场所、配置设备等，其中特别要重点关注档案数字化服务外包工作不同于其他类型档案服务外包工作的特殊性要求，如“4.2.1明确工作要求”中提出的应对档案进行鉴定以明确档案数字化服务外包的范围和优先顺序，“4.2.4选定场所”中提出的档案数字化加工场所选择、视频监控系统配备等，确保发包方档案数字化服务外包前期准备工作的充分与专业。
在档案数字化过程管理阶段，着重强调发包方对承包方及具体档案数字化操作过程中的监督职责，对档案数字化过程中发包方应承担的事项作出了具体明确的规定，这与《中华人民共和国档案法》第二十四条中“对受托方进行监督”的相关要求是一致的。如涉及人员方面，发包方应要求承包方将直接参与该项目档案数字化加工过程的员工名单向发包方备案，应禁止承包方工作人员擅自进入档案库房等；涉及档案方面，发包方应对拟数字化的档案的敏感性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性进行检查，按照工作计划对档案分批调档出库和接收归库等。这些要求的提出是合法、安全、可控原则的充分体现，有助于规避档案数字化服务外包工作中的风险隐患。
在档案数字化成果管理阶段，发包方工作包括数据检验、安全确认和验收总结等内容。数据检验是对档案数字化成果质量的直接把控，应特别注意档案数字化加工过程中除产生数字化扫描件等成果，期间产生的各种工作文件、日志、记录、元数据等也应被视作数字化成果的一部分，应按照4.4.1.2要求做好移交工作。安全确认主要是对承包方交付的各种存储介质、视频监控数据及回放记录、工作人员变更记录以及承包方自带的各种软硬件设备等进行检查，以再次确保数字化服务外包工作的安全、规范。验收总结作为发包方工作的最后环节，按照4.4.3要求做好验收总结工作，有助于形成工作闭环，保障数字化服务外包工作的有效、持续开展。
注重对承包方能力的建设，并特别强调提高档案数字化服务所需的特殊服务能力建设，以促进承包方在档案数字化中的不断改进与优化。
根据承包方档案数字化服务外包的工作内容，对其中制定工作方案、人员管理、设备管理等环节提出要求，这些环节既与发包方的3个工作阶段相对应，又是承包方工作的重点环节，可为承包方规范开展档案数字化服务提供指引。
在制定工作方案环节，与发包方前期准备工作阶段相对应，除应满足发包方工作要求外，着重强调承包方发挥主观能动性做好前期调查研究工作，并根据调查研究编制工作方案。
在人员管理、设备管理、现场管理、访客管理、流程与作业管理环节，对应发包方档案数字化过程管理阶段，结合了档案数字化工作特点为承包方规范开展档案数字化服务外包工作提供了具体、明确的操作规范。“5.3人员管理”对参与数字化外包服务工作人员的资质、业务水平、培训等提出了要求，以保证工作人员的可靠、专业。针对档案数字化依赖设施设备程度较高的特点，“5.4设备管理”对承包方档案数字化设施设备管理要求予以细化和明确，如5.4.3要求档案数字化加工使用的设施设备必须采用技术手段或物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口并定期进行检查。“5.5现场管理”和“5.6访客管理”对档案数字化场所中的工作人员、访客、物品等作出规定，一般情况下无关人员、物品不得进入现场，应对现场的物品、人员按照要求进行严格管控。“5.7流程与作业管理”除要求承包方按照相关规定确保数字化流程、操作方法和质量的规范性，还应注意每一环节均应填表记录、不得损坏档案载体或篡改档案内容、应根据档案具体情况使用合适的扫描仪器和方法进行数字化等。
在成果管理和持续改进环节，对应发包方档案数字化成果管理阶段，从承包方的角度提出了相应要求，主要包含3方面内容：对于尚未移交的档案数字化成果，承包方应做好备份工作；对于经发包方数据检验的档案数字化成果，承包方应连同数字化过程中产生的各种数字化工作文件、日志、记录、元数据等及使用的各种存储介质移交发包方并履行书面交接手续；对于工作中产生的包括工作人员名单、访客名单等记录，承包方应归档保存两份，并将其中一份在该环节提交发包方。持续改进环节要求承包方及时总结工作经验，为后续改进服务工作、提升服务能力奠定基础。
信用评价与质量监督为档案数字化服务外包评价监督工作提供了参考，包括信用评价、服务质量监督、服务质量投诉3方面内容，明确提出承包方应建立企业信用评价档案，发包方和承包方档案数字化服务外包工作均应接受国家有关部门监督，承包方应建立服务质量投诉机制等工作要求，这些工作有助于约束和规范发包方和承包方的行为，为提升档案数字化服务外包工作质量提供保障。
作者单位：国家档案局
文章来源：《中国档案》2021年第2期
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