档案利用的用少律

——新《档案法》与《档案馆利用五定律》之七

新《档案法》第一条开宗明义规定：“为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务，制定本法。”并且用了“第四章档案的利用和公布”一章八条专门规定档案的利用，可见新《档案法》对档案利用的重视。但是，新《档案法》并没有规定档案利用是什么样的利用，是用多还是用少，这里就档案的利用规律谈谈看法。

档案馆档案利用的第一定律为：档案利用的越少越好。也就是档案利用具有用少的规律。对此定律的正确性可能有很多人会表示怀疑。这也与档案界历来认为的“保存档案的目的是为了利用”、[1]“档案馆保存档案的目的，就是根据社会各方面的需要，开发档案信息资源，积极提供利用”[2]的观点大相径庭。虽然，档案理论界与实践界几十年来，一直充满信心地提出了各种观点与措施来提高档案的利用量与利用率，但是，理想很丰满，现实很骨感，几十年过去了，档案馆并没有门庭若市利用者如云，即便是有一些档案馆在某一时间出现了门庭若市，也不过是昙花一现。利用者每天只有数人甚至一两人则是档案馆的常态。尽管近些年大力开展民生档案利用工作，使档案馆的档案利用量从表面上看有所提升，然而，如果统计分析几十年档案馆的档案利用数据，对这些数据再进行纵向和横向的比较，以及分析利用民生档案背后的情况，就会看到实情并不是我们想象的那样。档案用少律的规律依然顽强地发挥着作用。

认识档案利用的用少律，对于我们认识档案的作用与价值，重新定位档案馆的性质、职能，制定档案馆发展规划都有着积极而深远的意义。

心理学上有一个理论，叫做“黑天鹅理论”。这个理论是心理学家纳西姆·尼古拉斯·塔勒布（Nassim Nicholas Taleb）发明的，它源自一个典故：欧洲人观察了上千年，见到的天鹅全部是白天鹅，因此所有人都认为天鹅都是白的。直到1697年欧洲探险家在澳大利亚发现了黑天鹅，人们才知道以前的结论是片面的——并非所有的天鹅都是白色的。只看见一次黑天鹅，就足以推翻上千年来千万次观察总结出来的结论。纳西姆·尼古拉斯·塔勒布用黑天鹅事件特指极其罕见，但一旦发生影响极其巨大，完全颠覆长期历史经验而事前却根本无法预测的重大事件。“黑天鹅事件”与档案馆的档案利用颇相似，“黑天鹅事件”有两个主要特征：其一，罕见；其二，无法预测。档案馆的档案利用也有两个主要特征：其一，不经常被利用，也就是档案被利用的机会很少，是小概率的；其二，什么时候被利用是不可知的，无法预测。

无法预测的不经常被利用就构成了档案利用的用少律，实际上档案馆的档案利用大都应对的是“黑天鹅事件”，这是由档案的本质特性所决定的。

1档案利用具备“黑天鹅事件”特征

这里说的档案利用专指综合档案馆的档案利用。或者说本文是以综合档案馆的档案利用为例的。

档案馆的档案利用与“黑天鹅事件”颇相似，同样小概率且不可预知。档案馆的档案利用也有两个主要特征：其一，不经常被利用，也就是档案被利用的机会很少，是小概率的；其二，什么时候被利用是不可知的，无法预测。

无法预测的不经常被利用就构成了档案利用的用少性，实际上档案馆的档案利用大都应对的是“黑天鹅事件”，这是由档案的本质特性所决定的。

2档案馆的档案不经常被利用，是由档案记忆备忘的本质决定的

档案的本质是记忆备忘工具，档案是为了满足人类记忆备忘的要求而产生的，档案最基本的功能是记忆备忘。档案是人类社会活动中直接形成的原始记录，它是以保存、备忘查考为目的，为人们的生产、生活、工作、学习、研究提供凭证和参考材料。所以说档案是记忆备忘的工具。对于档案是记忆备忘的工具的具体认识，可以从对档案定义的历史中梳理中看出端倪。如：周连宽在《档案处理法》一书中认为：“所谓档案。系指处理完毕而存贮备查之公文也。”[3]伍振华认为：“档案是备以查考的文献”。[4]陈兆祦、和宝荣、王英玮认为：“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识记录。”[5]朱玉媛认为：“档案是记录和反映国家机构、社会组织或个人工作、生产、科研、学习等活动原貌的，按一定规则组合归档，以备查考利用的各种文献”。[6]从中可以看出尽管随着对档案的深入认识，其定义不断有所变化，但是，其记事备忘的功能却一直贯穿其中，从“存贮备查”、到“备以查考”、“保存备查”，再到“以备查考”，可以看到档案记事备忘的功能在档案定义中是一脉相承、一以贯之。所谓“备”，《现代汉语词典》的解释是“防备”[7]的意思。对于“防”《现代汉语词典》的解释是：防备：预防、防涝、以防万一、谨防假冒等[8]。所谓预防、防涝、以防万一等，就是预防不经常发生的事，“以防万一”那就是防止那一万次里才有可能发生一次的事。档案馆“保存备查”的档案就如同汽车的“备胎”一样，是预防万一的，“备胎”是不常用的，你见过谁家的汽车天天用“备胎”？档案馆保管档案重心不是在“用”上，而是重在“防（备）”上。正所谓有学者说的那样：“养档千日，用在一朝”[9]。显然，“养档千日，用在一朝”重心在“养档”上，也就是档案的“备”上。“养档千日，用在一朝”与以防万一，实际是一个意思，都表明档案馆档案是不经常被利用的，也表明档案利用是小概率的，具有用少的性质。

3什么时候利用档案是不可知的，是无法预测的

这是由档案价值的不可知决定的。档案价值的客观需要，受政治、经济、军事、文化、科学技术发展形势的制约，什么时候社会需求什么样的档案，什么时候什么样的档案可以实现其价值都是不清楚的。档案“利用价值的实现具有不确定性，档案人员无法预测公众会利用哪些档案，何时利用”[10]的。对于档案利用的不确定性早有研究者认识到这一点：档案利用的不确定性“决定了不一定每一件档案都会被经常利用，不一定所有的工作人员在工作中都会经常来利用档案，也不一定经常不断的有同样数量的人来档案部门使用档案，因而档案部门的工作也就不可能经常是‘门庭若市’，而是有时表现为‘门庭若市’，有时又显得有些‘门前冷落’。这完全是一种正常现象。”[11]按照马克思主义的认识论是科学的可知论的观点，客观世界是可以认识的。对于档案价值来说也应该是可以认识的。但这是对于整个人类的全部认识过程而说的，而不是针对现代人来说的。档案价值对于现代人来说又有“不可知的”一面。因为，每一时代的人的认识能力都是有限的，档案价值是随着人类社会的发展逐步显现和实现而被人们逐渐认识的。对于现代人来说，许多档案价值是无法认识到的，是不可知的。我们现代人很难准确预测未来社会发展变化的趋势，也无法准确预测未来人们的利用需求。当然我们根据以往的经验，可以对未来的发展变化预测，但这种预测肯定不可能完全正确。例如，有一个著名档案学者在1991年就预测，认为：“一定历史时期的档案利用要求总要受到当时社会总形势的影响制约。这是档案利用及其需求的时代性，也是档案利用的一条基本规律。根据这一规律，我们可对档案利用的大致趋势作出相应的预测：在以经济建设为中心的今天及今后一个相当长的时期里，社会尤其是经济部门对反映经济活动内容的档案及有关科技档案的利用将是频繁的。”[12]这也是当时不少的档案人预测的。然而，二十年几年过去了，经济、科技等类档案的既没有被频繁利用，也没有形成档案利用高潮，相反，档案的利用几乎一直在低谷中徘徊。还是这位学者在2007年对档案利用情况的数据分析后，不得不认为：“1994-2003年室藏档案利用率和馆藏档案利用率在总体上共同走低的态势，正在向人们发出这样一个信号：国家档案资源不仅在整体上利用得不够充分，而且也并没有向着充分利用的方向发展。档案界应该从这里清醒地看到国家档案资源在整体利用上面临着不容乐观的严峻形势。”[13]实际上这是由档案利用小概率的用少性决定的，并不是什么“利用得不够充分”、“面临着不容乐观的严峻形势”。这也再次说明档案利用或者说档案价值是不可预测的。著名科学家冯·卡门说过：“科学家预言未来是要冒风险的。因为预测往往会出差错”。[14]“黑天鹅事件”的存在也充分说明了人们认知的局限性。因此，对于潜在于档案之中需要未来社会的发展以及人们利用需要变化才能显现出来的档案价值，即便是档案大家，天才人物也难以认识到，是预测不到的。事实上，档案在“什么时间会被利用以及在历史的长河中被利用的频率和发挥作用的大小，这都是档案职业无法控制和决定的。”[15]

也许会有人说编史修志可以预测，因为档案馆有存史的功能，我国又有编史修志的传统，而“档案是方志之骨”（清朝方志学家章学诚语）。虽说，我国有编史修志的传统，每隔一段时间都会进行编史修志的，而编史修志必然要利用档案。但是，什么时间启动编史修志并没有规律，也不是由档案馆人所把控的。比如清史的修撰，由于种种原因，到2002年才正式启动，离1925年10月成立的大量保存清朝档案的第一历史档案馆前身——故宫博物院文献部，已经过去了77 年，这恐怕是几代档案馆人都难预测的。而且，即便是预测到一定会有人在某一时间段内因编史修志来利用档案馆的档案，但是，利用什么档案利用、利用多少档案、有多少人来利用档案，仍然是无法预测的。这是因为，虽然有“档案是方志之骨”之说，但是，档案并非是编史修志的唯一材料。也就是说因编史修志修撰人来不来档案馆查阅档案、查阅什么样档案依旧是档案馆人无法控制和决定的，也就是说档案馆人依然无法预测。而且编史修志到档案馆来查阅还受其他因素的影响，同样会使预测失灵。“有人认为国务院办公厅‘关于进一步加强地方志编撰工作的通知’中明确规定地方志每20年左右续修一次，因此每20年左右就会出现一次档案利用高峰，这种认识是片面的”，这“可用下面事实说明问题。黔西县志办1990年编辑出版的黔西县志92万字，共在县档案馆查阅档案15186卷次，可是在1996年编制的《1988-1996年黔西县大事记》，此书25万字，共查阅摘抄档案2910卷次，但全是在机关档案室查阅的，没有到县档案馆查阅过一次档案。有了这本大事记，下次编史修志时，至少要减少查阅馆藏档案2910卷次，如果其有关编史修志的资料逐步编辑出台，那下一次编史修志时利用馆藏档案就难以形成高峰，退一万步讲，即使形成高峰，编史修志利用档案的卷次也远远少于八十年代末这一次编史修志利用档案的卷次。”[16]还有的学者直接认为：“保存的档案只能是存史备用，并非一定要用。”“并非一定要用”就是不可能预测。[17]“有意思的是，发明了黑天鹅定律的塔勒布却告诉我们应对黑天鹅事件的五个基本原则，第一个竟然是‘不要预测’，因为黑天鹅何时发生根本无法预测，能够预测出来的意外就不是意外。对于不可预测的事情作出错误的预测而采取错误的行动，只会犯下更大的错误。”[18]

参考文献：

[1]国家档案局编.曾三档案工作文集[M].北京：档案出版社，1990：29.

[2]《当代中国的档案事业》编辑委员会编.当代中国的档案事业[M].北京：中国社会科学出版社，1988:262.

[3]周连宽编著.公文处理法与档案处理法[M].北京：档案出版社，1987：80.

[4]伍振华.传统的档案定义方式并没有陷入困境——兼论档案是备以查考的文献[J].档案学研究，1996（02）：14-17.

[5]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础（第三版）[M].北京:中国人民大学出版社，2005：10.

[6]朱玉媛编著.档案学基础（第二版）[M].武汉：武汉大学出版社，2008：15.

[7][8]现代汉语词典（第5版）[M].北京：商务印书馆，2005：58、 385.

[9]丁永奎主编，国家档案局编.档案专业干部培训系列教材：档案学概述[M].北京：中国档案出版社，1995：23.

[10]邵素云，赖莉萌.试论档案价值的二重性[J].四川档案，2005（06）:24-25.

[11]冯子直.论档案事业.北京：中国文史出版社，1995:7-8.

[12]陈永生.档案学功能探索——兼论档案学基础研究与应用研究的关系[J].湖北档案，1991（03）:8-11.

[13]陈永生.档案已供利用情况的数据分析——档案充分利用问题研究之三[J].档案学研究，2007（05）：20-25.

[14]冯·卡门.展望未来[Z]齐家莹.科技大师人文随笔精选[Z]北京:新世界出版社，2003：74.

[15]罗学玲.信息时代档案职业发展问题探讨[J].湖北师范学院学报(哲学社会科学版)，2014，34（03）：99-104.

[16]曹家慧.试析近年来档案馆档案利用率下降的原因[J].贵州档案，1997（06）:23-25.

[17]宗培岭，潘玉民.存史乎？利用乎？——档案馆核心职能论[J].档案管理，2007（02）:10-16.

[18]高伟著.每一次破碎都是盛开[M].杭州：浙江文艺出版社，2013：195-196.

（节选《档案馆利用五定律》第四章第一节）

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《档案馆利用五定律》提出了“档案利用五定律”的观点，即用少律：档案利用的越少越好，它限制了对档案的利用；时效律：档案利用具有时效的特点，它限制了档案利用的时间范围；地域律：档案利用具有一定的地域性，它限制了档案利用的空间范围；专指律：档案利用具有专指的特点，它限制了档案利用的人群范围；一次律：档案利用具有一次性的特点，它限制了档案利用的次数。并通过对档案馆的档案利用情况统计分析、理论研究归纳与案例说明进行阐述论证。希望读完《档案馆利用五定律》一书后，能够对其观点有全面的了解。